[公告]大光畫帝國活動流程及注意事項補完計劃

[便當]

本計劃稱為光畫展覽流程及注意事項補完計劃
於2010.11.01定案，並於本文章發出的同時開始進行

主要目的在於將至今展覽準備的經驗做一個全面性的紀錄
使往後的展覽有個更明確更恰當的路線可以走

名為補完計畫，顧名思義便是請各位將各自的展覽經驗(無論是否是在海大光畫社的時候)提供出來
比方說展示廳使用的規定，畫稿的無損展示方式，桌椅的來源，動畫放映所使用的媒體等
總之只要跟展覽有關即可

至於總整理將於二樓進行，各位所提出的經驗如果沒有意外將會直接整理在那

[便當]

大光畫展覽流程及注意事項補完計劃 Ver0.12

零、序則
　本計劃之內容以備忘與紀錄為目的，記載至今以來社團活動所使用之人事時地物
　記錄中所提到的各類關鍵字若與社團幹部編制有關
　請根據當下幹部組成調整職務內容，不建議直接套用所敘述的職務內容

　本記錄大部分資料已經有一段時間，僅供參考，若與在校學長的敘述有所出入，以在校生為準
　歡迎直接在本文回覆建議與需增加的內容
一、活動
　A.上學期

時間：開學一周內
目的：各社團招生、宣傳、展示成果
場地：育樂館
活動：掌握社團位置、所使用的空間大小、與部長們協調展示的內容
器材：桌巾、椅子(通常會提供，但不夠的可能性高)、文書工具、裁切工具
文書：行事曆
公關：入社申請書、社員資料表
美宣：立牌、展版大宣、中宣(含期初社大資訊)、小宣(至少1000張，根據到場幫忙的人數以一人+100張的數量增加、需準備臨時加印方案)
　　　如有宣傳社團的新構想，不妨在這時候好好發揮
總務：準備社費收據、宣導社費收取事項(偶爾會有入意已決的人當場繳社費)
流程：依學生會公布為主
備註：建議可以派人留守社辦，同時派人接待想要參觀社辦的新生來往社辦與社博場地之間

時間：每學期的上學期開學後1~3週內
目的：聯絡社團內各社員，對非社員之海大學生進行招生，公告學期行事曆以及學校宣布之重要事項
場地：B01(期初兵家必爭之地，偶爾會搶不到，有相對完善的集會設備)
　　　B05、B06(地下室次大的空間，但有嚴重回音，較不適於集會，B01無法使用時才考慮)
活動：需要繳交活動申請表(場地於場協就會決定好，請洽社長)
　　　各式宣傳海報可以申請預算，如有請填預算申請表
　　　可以準備團康性質的活動
器材：麥克風、投影機遙控器、展板、桌椅(約40張椅子)
文書：準備簽到單、行事曆
公關：準備社員資料表(空)
總務：準備社費收據、宣導社費收取事項(請要求必須在第一次社課收齊)
流程：幹部報告、各項活動報告、自我介紹、團康
　　　由於目的重點在於宣傳社團以及招生，請勿發生舊生自己玩太high的情形
　　　建議可以硬性規定舊生座位(打散)，以增加與新生聊天的容易度

時間：中秋節前後
目的：聯絡社員間感情，作為大一社員進入大學後第一次學員活動介紹海大環境
場地：工學院地下道、龍崗步道前烤肉區(無論是哪個地點，請特別注意同時段可能有其他團體也在烤肉)
　　　備註：2011年開始，工學院地下道禁止烤肉
活動：需要繳交活動企畫書，並且註明地點
　　　食物類依規定無法向學校申請預算，因此請直接向總務請款即可
器材：食品類(請提早1至半小時前準備好，這之中包括飲料，肉類建議至傳統市場採購)
　　　生火類(若沒有強力器材輔助，可能必須花費半小時左右生火)
　　　燈光類(夜間視野不佳，辨別肉的生熟成度所必須)
　　　藥品類(請注意防蚊，以及隨時備妥清水)
　　　雜項類(垃圾袋，紙箱，報紙，盛水容器，餐具)
文書：簽到表

時間：期中考前
目的：第二次向外宣傳本社，展示社團平時常態活動成果
場地：展示廳
　　　人文大樓1樓(由於為開放式空間，請務必嚴審展出稿件的內容)
　　　圖書館與行政大樓間陸橋走廊(據說曾經在此辦過...)
　　　借用時間建議為前周六至展覽當周日(最低限度也請借到前周日到當周五晚上)
活動：需要繳交活動企劃書(場地於場協就會決定好，請洽社長)
　　　各式宣傳海報可以申請預算，如有請填預算申請表
器材：展柱座、展板、展板用推車(於新版教務系統中借用，各50個，清點請務必確實，活動為本項目負責人)
文書：訪客簽名簿、排班簽到表、入社資料表、行事曆
展品：展品的準備請從期初就開始宣導進行，上展品請以展品本身的安全為第一考量(本項目負責人為三部長)

時間：期末考前
目的：本學期的教學成果，若產量並非無壓力，建議與期初迎新擇一舉辦即可
場地：展示廳(此時間動容易與學校活動相衝，場協請無論如何都要拿到這個場地)
　　　借用時間建議為前周六至展覽當周日(最低限度也請借到前周日到當周五晚上)
活動：需要繳交活動企劃書(場地於場協就會決定好，請洽社長)
　　　各式宣傳海報可以申請預算，如有請填預算申請表
器材：展柱座、展板、展板用推車(於新版教務系統中借用，各50個，清點請務必確實，活動為本項目負責人)
文書：訪客簽名簿、排班簽到表、入社資料表、行事曆
展品：展品的準備請從期初就開始宣導進行，上展品請以展品本身的安全為第一考量(本項目負責人為三部長)

時間：期末考前， 整學期社課結束後
目的：一學期最後一次的正式聚會，揪跨年團、宣告下學期事項、社員發表一學期心得
場地：B01(期初兵家必爭之地，偶爾會搶不到，有相對完善的集會設備)
　　　B05、B06(地下室次大的空間，但有嚴重回音，較不適於集會，B01無法使用時才考慮)
活動：需要繳交活動企劃書(場地於場協就會決定好，請洽社長)
　　　各式宣傳海報可以申請預算，如有請填預算申請表
器材：麥克風、投影機遙控器、展板、桌椅(約40張椅子)
文書：簽到表

時間：冬至期間
目的：吃湯圓
場地：社辦、B11、B01(依參加人數選用適當場地，請特別注意場地清潔)
活動：可以繳交活動企劃書
　　　食物類依規定無法向學校申請預算，因此請直接向總務請款即可
器材：各式廚具(鍋碗瓢盆)
　　　便攜式瓦斯爐(填充用瓦斯罐為消耗品，但無法申請學校預算)
　　　湯圓、調味料
文書：簽到表

　B.下學期

時間：每學期的下學期開學後1~2週內
目的：聯絡社團內各社員，對非社員之海大學生進行招生，公告學期行事曆以及學校宣布之重要事項
場地：B01(期初兵家必爭之地，偶爾會搶不到，有相對完善的集會設備)
　　　B05、B06(地下室次大的空間，但有嚴重回音，較不適於集會，B01無法使用時才考慮)
活動：需要繳交活動申請表(場地於場協就會決定好，請洽社長)
　　　各式宣傳海報可以申請預算，如有請填預算申請表
　　　可以準備團康性質的活動
器材：麥克風、投影機遙控器、展板、桌椅(約40張椅子)
文書：準備簽到單、行事曆
公關：準備社員資料表(空)
總務：準備社費收據、宣導社費收取事項(請要求必須在第一次社課收齊)
流程：幹部報告、各項活動報告、自我介紹、團康
　　　下學期的報告重點在於各項活動的宣傳，由其實光畫週部分請詳盡解說

時間：期中考後
目的：社團成果發表
場地：展示廳(此時間動容易與學校活動相衝，場協請無論如何都要拿到這個場地)
　　　借用時間建議為前周六至展覽當周日(最低限度也請借到前周日到當周五晚上)
活動：需要繳交活動企劃書(場地於場協就會決定好，請洽社長)
　　　各式宣傳海報可以申請預算，如有請填預算申請表
器材：展柱座、展板、展板用推車(於新版教務系統中借用，各50個，清點請務必確實，活動為本項目負責人)
文書：訪客簽名簿、排班簽到表、入社資料表、行事曆
展品：展品的準備請從期初就開始宣導進行，上展品請以展品本身的安全為第一考量(本項目負責人為三部長)

時間：期末考前， 整學期社課結束後
目的：一學期最後一次的正式聚會，宣告下學期事項、FF排班、社員發表一學期心得
場地：B01(兵家必爭之地，偶爾會搶不到，有相對完善的集會設備)
　　　B05、B06(地下室次大的空間，但有嚴重回音，較不適於集會，B01無法使用時才考慮)
活動：需要繳交活動企劃書(場地於場協就會決定好，請洽社長)
　　　各式宣傳海報可以申請預算，如有請填預算申請表
器材：麥克風、投影機遙控器、展板、桌椅(約40張椅子)
文書：簽到表

　C.特殊
　　0.本則列出之活動為與其他團體之合作企畫或學校相關重要活動

時間：以課指組公告為準
目的：由校方主辦，各社團間協調場地使用的重要會議
場地：B01
流程：前學期末所繳交的白企請詳細填寫下一學期將舉辦的活動所需要的場地(包括社課使用的B11 可以多填)
　　　第一次場協的狀況將會以白企內容為主，展示聽、B01等重點場地容易相衝，請事先準備時間上的備案
　　　建議社長必須參加

　　2.負責人會議
　　3.社團博覽會
　　4.咚光梅雨季
　　5.北區聯合社刊

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時間：期中考前後(舉辦時期以目的為準，不一定需要舉辦)
目的：章程修訂or展覽行前宣導or其餘必須要全社員參與的會議活動
場地：B01(兵家必爭之地，偶爾會搶不到，有相對完善的集會設備)
　　　B05、B06(地下室次大的空間，但有嚴重回音，較不適於集會，B01無法使用時才考慮)
活動：需要繳交活動企劃書(場地於場協就會決定好，請洽社長)
　　　各式宣傳海報可以申請預算，如有請填預算申請表
器材：麥克風、投影機遙控器、展板、桌椅(約40張椅子)
文書：簽到表
備註：期中社員大會的舉辦必須有明確的目的，對於營運方面上來講，期中社員大會的影響力並不亞於期初

時間：每學期擇一天
目的：慶生活動、聚餐
場地：通常是店家，亦可以考慮在校內進行火鍋大會
活動：需要繳交活動企劃書，統計參加人數、確定壽星人數(上學期統計8~1月 下學期統計2~7月 壽星補助100元)
　　　地點選擇請盡早提出，並建議投票選出最佳的地點(價位、餐廳類型、交通方式請務必事先調查好)

二、場地
　A.行政大樓管轄

借用方式：繳交活動企劃書給指導老師，視活動種類及需要若無衝突即可借用
借用注意：此場地為學校部分活動地點，學校有優先使用權
　　　　　內有不少貴重機器，目前除非是有特殊理由，否則社團要借用通常不容易
內建器材：投影機、布幕、音響、白板
使用注意：第一演講廳內所有機器及電燈、冷氣都由中央控制室控制，而只有行政大樓老師(周先生)可以做控制，所以要事先確認所有要使用的器材，並和行政大樓老師做好溝通，確認所有器材及冷氣能在活動開始前完成。
　　　　　全校性的活動可以比較容易借用到晚上的時間，但是行政大樓老師的支援意願度將會較低，部分出入口可能將不會打開，請預備通行方向的導航備案

借用方式：於場地協調會議中取得使用許可
借用注意：此場地為學校部分活動地點，學校有優先使用權
　　　　　內有不少貴重機器，目前除非是有特殊理由，否則社團要借用通常不容易
內建器材：現在不明
使用注意：最近本社尚無使用紀錄

借用方式：於場地協調會議中取得使用許可、或直接向課指組申請使用。
借用注意：場地內所有器材使用完畢後應回復原狀，若使用前已有毀損要立即報備事務組。廳內不可飲食，請勿攜帶至場內。
開門的磁卡僅限當天使用，使用完隔天要立即歸還，如還需使用要拿舊磁卡換取新磁卡。
內建器材：主投影機一台、側投影機兩台
　　　　　高階音控系統、無線麥克風6隻。由於使用上較複雜，會另行說明。
　　　　　水冷式循環空調，開啟時請先啟動冷卻水泵。只能在活動時間開啟、預演及布置請不要開啟。
使用注意：日光燈分兩部分控制，面向舞台左側逃生門旁一個開關，以及音控室一個開關。通常只要開一個亮度就夠了。
　　　　　桶燈在音控室控制，雖然不需等待開燈時間，但關掉後會需冷卻一段時間才能重新開啟。
　　　　　場內禁止飲食。外面有時會有人練舞，到時須注意，依情況不同可以只要求降低音量，或直接請他們離開。
　　　　　場內器材使用如音源線及無線麥克風都被鎖在櫃子裡，要使用要找事務組林先生

借用方式：於場地協調會議中取得使用許可
借用注意：展示廳使用頻率相當高，到達借用日之前，請務必與上一個使用展示廳的團體做好連絡
　　　　　以便鑰匙的交接，鑰匙交接必須在行政大樓內的辦公室交接完畢，不得私自交接
　　　　　交接鑰匙時必須抵押學生證，並於歸還鑰匙時領回
內建器材：一般展覽用木桌，堪用的數量約15張內(數量待確認)，表面通常已經有汙損，請視情況使用桌巾
　　　　　沙發，3人座約15張(數量待確認)
　　　　　摺疊椅，但數量稀少，若有需求請自備
　　　　　水冷式循環空調，開啟時請務必同時啟動水冷，務必於每日閉館時關閉
使用注意：請務必保持場內清潔，有器材損壞時請立刻回報行政中心
　　　　　若與其他團體合作使用時，請務必互相確認所管轄的器材範圍(尤其是任何與電力相關設備，必須在閉館時關閉)

　B.人文大樓管轄

借用方式：於場地協調會議中取得使用許可
借用注意：人社院閉館時間為下午六點，因此所有活動必須在那之前結束收場
內建器材：可於二樓人社院辦公室交涉桌椅的使用，或自備
使用注意：尖峰時段人流龐大，各種展覽品的擺放請優先考慮動線的規劃，貴重物品請多花些心思保管
　　　　　不宜展覽易碎、小型、高價值的展覽品

　C.海事大樓管轄

非借用型場地
使用注意：海事大樓417.5工作室已經於2011年廢棄使用，工作室的機能轉移至學生活動中心6樓最內部

　D.學生活動中心管轄

借用方式：於場地協調會議中取得使用許可(建議)、或於課指組場地器材借用網借用
借用注意：此場地借用頻率非常高，通常全學期排滿，若必須要使用請一定要在場協中取得使用權
內建器材：電腦(若有撥放需求建議自備)、投影機、麥克風及音響設備(麥克風本身須借用)
使用注意：請務必要妥善清潔場地垃圾，所有場地變動必須還原(桌椅必須妥善收齊)
　　　　　入口大門會自動上鎖，建議不要關死

借用方式：於場地協調會議中取得使用許可(建議)、或於課指組場地器材借用網借用
借用注意：此場地借用頻率非常高，通常全學期排滿，若必須要使用請一定要在場協中取得使用權
內建器材：電腦(若有撥放需求建議自備)、投影機
使用注意：無音響器材，回音嚴重，容易受到B06干擾，若為重要集會之活動，請盡可能不使用此處

借用方式：於場地協調會議中取得使用許可(建議)、或於課指組場地器材借用網借用
借用注意：此場地借用頻率非常高，通常全學期排滿，若必須要使用請一定要在場協中取得使用權
內建器材：電腦(若有撥放需求建議自備)、投影機
使用注意：無音響器材，回音嚴重，容易受到B06干擾，若為重要集會之活動，請盡可能不使用此處

借用方式：於場地協調會議中取得使用許可(建議)、或於課指組場地器材借用網借用
借用注意：此場地為我社光畫社認養之場地、臨時使用只要確認無其他社團借用便可以直接使用
內建器材：電腦(社產)、投影機、音響設備(內建音源縣)
使用注意：後方窗戶不建議常開，易有蚊蟲

借用方式：於場地協調會議中取得使用許可(建議)
借用注意：借用此場地必須與工程組接洽，有不少貴重機器，較適合表演、康樂型的活動
　　　　　不適合做為歌謠祭使用
內建器材：現在不明
使用注意：本社尚無使用紀錄

三、職務

於活動前進行場協，並於幹部會議中報告其結果，協調活動中各幹部職務，若有任何意外必須指定代理人
於活動中負責保管鑰匙，並掌握一切所有借用之器材動向
於活動結束後協助歸還所有借用器材
所有一切事項建議盡早定案，並於各個管道提早宣傳

於活動前報告目前社費狀況，協助活動完成預算申請表，並且說明可用於核銷預算之發票所需條件
於活動中督促各個使用預算之單位提出發票，確實記錄支出與收入
於活動後將額度內的發票連同預算申請表(已審核)提報給課指組陳銀進老師

於活動前訂定所收取稿件之類型、截稿日，並持續於幹部會議中報告職責範圍內之稿件收取狀況
於活動中負責保管所職責範圍內之稿件，有於必要時撤收、張貼稿件之權利
於活動後負責收回所有展示中稿件，並負保管責任至將其交回原作者手上為止

於活動前繪製宣傳海報(或指派有能力之社員進行繪製)，協助布置場地，以及展場美化

於活動前向課指組提交活動申請表、預算申請表、以及場地借用狀況
　　　　規畫活動內容、流程，活動場地之規劃
於活動中主持(或指定主持人)
於活動後協助總務核銷預算

負責一切之影像、文字記錄
活動前規劃排班表、簽到表
活動中督促一般社員及幹部落實簽到程序

四、表格
　A.紙本/電子檔填寫
　　1.活動申請表
　　2.預算申請表
　　3.活動成果報告書
　　4.活動簽到表
　　5.排班表
　　6.FF報名表
　　7.社員資料表
　　8.評鑑參加意願
　　9.社博參加意願
　　10.添購/汰換設備申請表
　B.網路填寫
　　1.展版、展柱座借用申請
　　2.學生活動中心場地使用申請

五、道具
　A.學校核准後方可使用

於新版教務系統進行借用、必須於活動前一天之前借用(不得當日借用)
數量最大為50
展板組為可活動之展板不可拆裝，借用時請注意搬運難度較高

借用展板後告知課指組即可使用，若無報備請於使用完畢後立刻歸還
展車行走路徑建議使用學生活動中心之側門殘障步道，正門必須通過路擋(需要請課指組解除)

為工程組所有物，與課指組告知後可以借用
需要於使用完畢後立刻歸還

　B.社產
　　1.電腦
　　2.釘槍
　　3.二一鎚
　　4.事務機(掃描、影印、列印)
　C.製做
　　1.小宣(A4以下)
　　2.中宣(A4)
　　3.大宣(半開)
　　4.舊大宣(全開)
　　5.畫框

製作時間：通常於下學期期初社員大會宣告開始製作，並於當年的夏季FF展售
製作週期：編入作品通常為該學年產物
製作注意：請提早決定送印的輸出店，並提早聯絡
　　　　　圖稿請先詢問出血範圍，排版時所有頁面必須注意出血範圍

[便當]

更新以下內容
一、活動
　A.上學期
　　1.期初社員大會
　　2.中秋烤肉
　　3.期初迎新展

二、場地
　A.行政大樓管轄
　　4.展示廳

三、職務

越打越陷入昏睡狀態，職務最後不知道在打些甚麼東西
改天回去參閱一下章程再來繼續好了

[便當]

其實我已經懶得打我更新了啥了

是說我這邊大概會需要下面幾樣東西的資料
只要你覺得有值得一提的得地方就隨便講，我再來想辦法統整

1.請韋宗成老師來演講的經驗
　事前調查、聯絡過程、場地決定的動機、場地借用使用的過程..
2.歌謠祭經驗
　活動中的情形、曲目編排的建議、卡拉表現的建議
3.火鍋大會建議
　食材準備及採購建議、活動中的流程心得建議、舉辦方式的建議
4.社刊製作
　近期常使用的印刷社、內容封面建議、題材方向準備的建議
5.各校內場地的使用心得
　現存經驗資料的汰換，請協助檢視上面的資料是否仍然適用
6.校內評鑑、全國社評經驗
　請各位幹部提出社評準備的心得、準備方式、各種資料電子檔的取得方式
　現階段本社社團評鑑弱點，社團未來大方向的建議，中期方向的建議
　中小學合作計畫的討論
7.雲端系統
　目前社內所使用的雲端系統、資料的存放方式、存放點、建檔方式、索引
8.社辦相關
　漫畫小說櫃的各種詳細資訊、其餘櫃子內所放置的物品
　工作室全部分詳細(包括器材所有人 用途 使用時間 櫃內物品 物品的汰換時間等等)
9.新購/汰換設備申請表
　必須要準備的填寫內容、申請時間、正式取得經費的時間、目的、用途
10.一切其餘各位覺得值得傳授的經驗和心得

[skyrain]

2018/07/11 將主題變更為"[公告]大光畫帝國活動流程及注意事項補完計劃"

以及將全域公告轉為一般公告